Introdução e Resumo sobre ETP

O Estudo Técnico Preliminar é o primeiro e mais importante documento de planejamento da contratação. Ele identifica o problema, reúne informações, estuda alternativas e embasa o Termo de Referência ou Projeto Básico.

A seguir, cada item do ETP é explicado de forma didática, com orientações sobre o que deve e o que não deve conter.

ATENÇÃO

O ETP deve ser feito pelo próprio setor que precisa da compra, pois é esse setor que conhece a necessidade, a rotina e o que realmente precisa ser contratado.

Além disso, o ETP serve de base para todos os demais documentos da licitação, orientando a elaboração do termo de referência, do edital e das demais etapas do processo."

A) Descrição da Necessidade da Administração

É a explicação do problema administrativo, limitação ou necessidade, sem mencionar a solução ou objeto que se pretende contratar.

Deve conter:

O cenário atual (dificuldades, gargalos, riscos, limitações).
Dados ou evidências que comprovem a necessidade.
Impactos na prestação de serviços caso nada seja feito.
Fatores que aumentaram a demanda (crescimento populacional, ampliação de serviços, mudanças regulatórias etc.).
Limitações de RH, estrutura física, fluxo processual ou capacidade operacional.

Não deve conter:

Nome do serviço a ser contratado.
Menção a fornecedor, marca ou modelo.
Descrição de como será a execução (isso pertence ao TR).

Exemplo de frase correta:

“A Administração necessita aprimorar as atividades relacionadas ao fluxo e controle de insumos em razão do aumento da demanda, da limitação de pessoal disponível e da complexidade logística atual.”

B) Demonstração de Previsão no Plano de Contratações Anual (PCA)

É a comprovação de que a contratação está prevista no planejamento anual.

Deve conter:

Referência ao PCA do ano vigente.
Código da necessidade, quando houver.
Relação com metas do Plano Municipal de Saúde, PDO ou PMR.

Importância:

Demonstra aderência ao planejamento estratégico.
Evita contratações emergenciais indevidas.

Erro comum:

Descrever o objeto neste item — não deve.

C) Requisição da Contratação

É o pedido formal da área técnica para que a contratação ocorra.

Deve conter:

O que a Administração precisa que seja atendido, de forma funcional.
Referência ao Memorial Descritivo, quando já elaborado.
O escopo funcional, sem detalhar metodologia.

Não deve conter:

Justificativas já apresentadas no item A.
Especificação técnica ou solução detalhada.
Condições contratuais completas (isso é do TR).

Exemplo correto:

“Requer-se a contratação de serviços necessários às atividades relacionadas ao fluxo, controle e suporte operacional dos insumos de saúde, conforme parâmetros estabelecidos no Memorial Descritivo.”

D) Estimativa dos Quantitativos Necessários e Memória de Cálculo

É a estimativa das quantidades necessárias para a contratação, acompanhada das memórias de cálculo e dos documentos que lhes dão suporte.

As quantidades devem considerar a demanda atual e projetada, bem como possíveis interdependências com outras contratações, de modo a possibilitar ganhos de eficiência e economia de escala.

Essa etapa fundamenta o dimensionamento da solução que será contratada e subsidia a etapa posterior de estimativa de custos.

Deve conter:

A identificação de todos os insumos, materiais, tarefas, atividades e rotinas que exigem dimensionamento numérico para a adequada execução do serviço.
O quantitativo anual ou mensal de movimentações, atendimentos, entregas, recebimentos, separações, armazenamentos, conferências ou outras operações relacionadas.
A metodologia utilizada para apurar os quantitativos (levantamentos internos, relatórios de sistemas, registros históricos, estudos amostrais etc.).
As memórias de cálculo que demonstram como os números foram obtidos, incluindo fontes internas e documentos comprobatórios anexos.
Consideração das interdependências com outras contratações, quando aplicável (transporte, armazenamento, insumos, sistemas, RH, equipamentos).
Projeção quantitativa baseada em aumento de demanda, variação populacional, ampliação de unidades ou mudança de perfil assistencial.
Quadro consolidado dos quantitativos estimados que fundamentarão o Termo de Referência.

E) Análise das Alternativas Possíveis

Estudo das opções que a Administração tem para resolver o problema identificado.

Alternativas que podem ser avaliadas:

Execução pela própria Administração (força de trabalho interna).
Adequações internas (redistribuição de pessoal, melhorias de processos).
Terceirização.
Automação ou uso de tecnologia.
Parcerias, consórcios ou cooperação.

Deve conter:

Análise objetiva das vantagens e desvantagens de cada alternativa.
Demonstração do porquê a Administração não pode executar internamente (quando aplicável).
Conclusão técnica, mas sem dizer qual será contratada ainda.

Erro comum:

Descrever a solução definitiva neste item — isso deve ser feito só no item G.

F) Estimativa do Valor Contratado (Quadro Resumo)

Valor estimado final, após análise do mercado.
Deve constar também a planilha detalhada (anexada).

G) Descrição da Solução como um Todo

Aqui sim é permitido e obrigatório descrever a solução escolhida, após análise das alternativas.

Deve conter:

Descrição técnica da solução selecionada.
Entrega esperada.
Benefícios diretos para a Administração.
Relação com o problema identificado no item A.
Considerações sobre continuidade, complexidade ou necessidade de especialização.

Não deve conter:

Marca, modelo ou especificação restritiva.

H) Justificativa de Parcelamento ou Não Parcelamento

Demonstra se os serviços podem ou não ser divididos em lotes.

Deve conter:

Análise de divisibilidade técnica.
Riscos de fragmentação.
Ganhos de escala.
Impacto na fiscalização.

Importante:

A Lei 14.133 incentiva o parcelamento sempre que técnica e economicamente possível.

I) Contratações Correlatas ou Interdependentes

Relação com outras contratações necessárias para que a solução funcione adequadamente.

Exemplos:

Necessidade de contrato de manutenção.
Integração com sistemas.
Serviços acessórios.

Evita:

Futuras contratações emergenciais.

J) Demonstração dos Resultados Pretendidos

(corresponde ao art. 18, inciso I, da Lei nº 14.133/2021)

Este item tem por finalidade demonstrar quais resultados concretos a Administração pretende alcançar com a contratação, de forma objetiva, mensurável e alinhada ao interesse público.

A Demonstração dos Resultados Pretendidos não se confunde com a descrição da solução, nem com metas contratuais detalhadas. Trata-se da definição dos efeitos esperados da contratação sobre o problema identificado no item A.

Deve conter:

A descrição dos resultados administrativos, operacionais ou assistenciais esperados com a contratação.
A relação direta entre os resultados pretendidos e a necessidade identificada no item A.
A indicação de ganhos esperados, tais como:
- melhoria da eficiência operacional;
- redução de riscos;
- aumento da capacidade de atendimento;
- maior regularidade ou continuidade do serviço;
- melhoria da qualidade assistencial ou do suporte às unidades de saúde.
Sempre que possível, indicadores qualitativos ou quantitativos, sem detalhar metodologia de medição.

Não deve conter:

Descrição de como o serviço será executado.
Metas contratuais detalhadas ou indicadores de desempenho específicos.
Obrigações da futura contratada (isso pertence ao Termo de Referência).

Exemplo de redação adequada:

“Com a contratação, espera-se aprimorar a eficiência do fluxo operacional relacionado aos insumos de saúde, reduzir riscos de desabastecimento, aumentar a rastreabilidade dos processos e garantir maior regularidade no atendimento às unidades assistenciais, contribuindo para a continuidade e a qualidade dos serviços prestados à população.”

K) Impactos Ambientais

Descrição dos impactos positivos ou negativos da contratação.

Deve conter:

Medidas que reduzam impacto.
Boas práticas esperadas.
Observância às normas ambientais.

L) Providências a serem adotadas pela administração

(corresponde ao art. 18, inciso X, da Lei nº 14.133/2021)

Este item descreve as ações que caberão à própria Administração Pública para viabilizar a contratação e garantir sua adequada implementação, acompanhamento e fiscalização.

As providências listadas não são obrigações da futura contratada, mas sim medidas internas necessárias para que a solução funcione conforme planejado.

Deve conter:

As providências administrativas, operacionais ou institucionais que deverão ser adotadas antes, durante ou após a contratação, tais como:
- designação de fiscais e gestores do contrato;
- adequação de fluxos internos;
- capacitação de servidores para acompanhamento ou uso da solução;
- disponibilização de estrutura física, sistemas ou acessos necessários;
- integração com áreas envolvidas (almoxarifado, unidades de saúde, TI, logística, planejamento, entre outras).
A indicação de que tais providências são condições necessárias para o êxito da contratação.

Não deve conter:

Obrigações atribuídas à empresa contratada.
Cronograma detalhado de execução contratual.
Descrição da solução técnica em si.

Exemplo de redação adequada:

“Para a adequada implementação da contratação, a Administração deverá providenciar a designação formal de gestor e fiscais do contrato, promover a integração entre as áreas envolvidas, adequar os fluxos internos relacionados ao objeto e garantir a disponibilidade das informações e estruturas necessárias ao acompanhamento e fiscalização da execução contratual.”

M) Conclusão

Fechamento técnico do ETP.

Deve conter:

Síntese da necessidade (item A).
Síntese da solução escolhida (item G).
Demonstração de que a solução atende de forma eficiente e vantajosa.
Aderência ao interesse público e à economicidade.

✔ RESULTADO ESPERADO DO ETP BEM FEITO

Evita impugnações.
Garante segurança jurídica à contratação.
Fundamenta o TR de forma sólida.
Reduz riscos de superfaturamento.
Previne contratações inadequadas.