2.Acompanhamento de Paciente na Demanda Reprimida

Sempre que houver pacientes da sua unidade cadastrados na Demanda Reprimida, é fundamental acompanhar diariamente a evolução de seus status no módulo Acompanhamento das Solicitações de Serviço.

Esse módulo foi desenvolvido especificamente para monitorar o status dos pacientes da sua unidade, garantindo atualizações constantes com base nos seguintes status:

• Agendado
• Cancelado
• Excluído pela Fila de Espera
• Fila de Espera
• Pendência

2.1 Filtros para Acompanhamento das solicitações

Manter esse acompanhamento regular é essencial para assegurar a continuidade e eficiência do atendimento. O Modulo de acompanhamento deve ser encontrado em Regulação > Serviço > Acompanhamento das solicitações de serviço.

Este módulo, inicialmente, será aberto sem nenhum dos parâmetros carregados. No entanto, é recomendado que o acompanhamento seja realizado utilizando o filtro 'Unidade de Referência'. Isso porque a solicitação pode ser realizada por prestadores que não utilizam nosso sistema e, caso o acompanhamento seja feito apenas pela unidade solicitante, o paciente pode não ser informado sobre seus agendamentos ou movimentações da fila de demanda reprimida.

A 'Unidade de Referência' deve ser definida como a unidade mais próxima da residência do paciente, garantindo facilidade de acesso e continuidade do cuidado. Essa escolha assegura que o paciente tenha um ponto de referência acessível para acompanhar sua solicitação, buscar informações e dar seguimento ao seu tratamento.

Caso haja pendências que exijam esclarecimentos do profissional que realizou a solicitação em outra unidade, a comunicação entre as unidades deve ser priorizada, seja por e-mail, telefone ou outros meios institucionais, garantindo que o fluxo burocrático não prejudique o atendimento ao paciente.

Para localizar as informações no sistema, basta iniciar a configuração de filtros informando a sua unidade como Unidade de Referência.

O próximo filtro a ser configurado é a Situação. Neste ponto, qualquer situação selecionada já permitirá o carregamento dos dados, pois apenas a Unidade de Referência e uma Situação escolhida são suficientes para exibir as informações no sistema.

Um ponto importante a destacar é que é possível selecionar mais de uma situação simultaneamente. Dessa forma, abaixo do filtro de período, o sistema exibirá um grid separado para cada situação selecionada, facilitando o acompanhamento das diferentes demandas em uma única visualização.

Apesar de as informações começarem a ser exibidas na tela com esses filtros, há outras opções disponíveis que permitem um controle mais preciso dos dados apresentados. Esses recursos são fundamentais para uma gestão mais eficiente das tarefas relacionadas ao acompanhamento, garantindo que todas as informações essenciais estejam organizadas e acessíveis.

2.1.1 Filtro de Presença Confirmada

Esse filtro tem impacto exclusivamente quando a Situação "Agendado" é selecionada. Ele permite refinar os resultados com base na confirmação de presença do paciente para a consulta.

Opções disponíveis e como utilizar:

• • Ambos
    • Exibe todos os pacientes, independentemente de terem confirmado ou não a presença para a consulta agendada.
  • Sim
    • Exibe apenas pacientes que confirmaram presença para a consulta. Essa confirmação é feita exclusivamente pelo aplicativo "Agenda UBS Sorocaba", uma ferramenta que ainda não é amplamente utilizada.
  • Não
    • Exibe apenas pacientes que não confirmaram presença para a consulta agendada.

Esse filtro pode ser útil para acompanhar a adesão dos pacientes às consultas e auxiliar no planejamento de ações para reduzir faltas e otimizar o atendimento.

2.1.2 Filtro "Exibir Comunicados"

Esse filtro tem impacto exclusivamente quando a Situação "Agendado" está selecionada. Ele permite refinar os resultados com base nas tentativas de comunicação registradas pelos funcionários no sistema.

No módulo de acompanhamento, os funcionários podem registrar data e hora das tentativas de contato com o paciente, indicando se a comunicação foi realizada com sucesso ou não obtiveram retorno. Esse filtro ajusta a exibição dos resultados com base nesses registros.

Opções disponíveis e como utilizar:

• • Ambos
    • Exibe todos os pacientes, independentemente de terem ou não um registro de tentativa de comunicação.
  • Sim
    • Exibe apenas pacientes para os quais houve um registro de comunicação bem-sucedida.
  • Não
    • Exibe apenas pacientes para os quais houve tentativa de contato, mas sem sucesso.

Esse filtro é essencial para monitorar a efetividade das tentativas de comunicação e identificar pacientes que não foram contatados, permitindo que novas estratégias sejam adotadas para garantir que sejam informados sobre seus agendamentos.

Cada tentativa de contato registrada corretamente no sistema gera um histórico rastreável, garantindo transparência e segurança para as unidades responsáveis pelo acompanhamento. Caso as três tentativas de contato não sejam concluídas, as Centrais de Regulação devem ser informadas para que tomem as devidas providências.

Esse procedimento permite que a equipe responsável tenha respaldo para cancelar ou excluir a solicitação, garantindo que o fluxo da demanda reprimida siga as regras estabelecidas e que os registros no sistema reflitam corretamente a realidade do atendimento.

O detalhamento desse processo está previsto na Portaria nº 10, de 04 de Fevereiro de 2022 (publicada no Jornal do Município nº 2.920, página 25).

2.1.3 Filtro "Exibir Agenda Direta"

Esse filtro permite refinar a busca com base na configuração da Agenda Direta dos profissionais no sistema. Ele tem impacto sobre a forma como os agendamentos podem ser realizados, dependendo de como a agenda foi aberta.

No sistema, ao abrir uma agenda de profissional, é possível configurá-la como "Agenda Direta - Sim" ou "Agenda Direta - Não".

• Agenda Direta - Sim:
  • Permite que o agendamento seja realizado diretamente pela tela de agendamento, sem depender de outras etapas ou validações no sistema. Essa configuração é mais comum para consultas que não exigem um registro formal de solicitação, proporcionando maior agilidade no agendamento, por exemplo, consultas oferecidas diretamente nas unidades de atenção primária, onde a agenda é local e apenas a propria unidade enxerga suas vagas.
• Agenda Direta - Não
  • O agendamento não pode ser feito diretamente, sendo necessário seguir etapas adicionais no sistema. Essas vagas são consumidas por meio de uma solicitação de procedimento de serviço, em uma agenda central, seguindo uma das seguintes condições:
  • Se o procedimento estiver parametrizado como "Registra", o agendamento pode ser feito diretamente após o cadastro da solicitação.
  • Se o procedimento estiver parametrizado como "Controla", a vaga será preenchida por meio da fila de demanda reprimida.

Essa configuração é fundamental para consultas especializadas, exames especializados, consultas pré-cirúrgicas e cirurgias, nas quais a agenda é central e deve, por padrão, ser configurada como "Agenda Direta - Não". Isso garante que o agendamento passe pelo fluxo adequado, assegurando que os critérios e regras da regulação sejam respeitados.

Já as agendas configuradas como "Agenda Direta - Sim" são geralmente utilizadas para consultas mais simples, onde não há necessidade de uma solicitação formal de procedimento. Esse modelo facilita o acesso do paciente a determinados atendimentos sem a necessidade de um processo de regulação mais complexo.

Opções disponíveis no filtro e como utilizar:

• • Ambos
    • Exibe todas as agendas, independentemente da configuração da Agenda Direta.
  • Sim
    • Exibe apenas as agendamentos que foram realizados em agendas configuradas como "Agenda Direta - Sim", ou seja, aquelas que permitem o agendamento direto na tela de agendamento.
  • Não
    • Exibe apenas as agendamentos que foram realizados em agendas configuradas como "Agenda Direta - Não", ou seja, aquelas que requerem um fluxo adicional no sistema antes da marcação da vaga (geralmente através da fila da solicitação de procedimento de serviço).

Apesar de a orientação geral ser que as agendas centrais sejam abertas como "Agenda Direta - Não", é importante ressaltar que podem existir exceções, onde agendas centrais são configuradas como "Agenda Direta - Sim".

Um exemplo disso são as agendas de aplicação da vacina BCG, um serviço que, pela demanda, entende-se por não necessitar de um controle por fila e que são publicadas pelas unidades via e-mail e possuem vagas disponíveis para consumo direto por todas as unidades. Nesses casos, a configuração como "Agenda Direta - Sim" permite que as unidades realizem o agendamento de forma mais ágil, sem necessidade de um fluxo adicional no sistema.

Portanto, ao utilizar esse filtro, é essencial considerar a finalidade da agenda e os critérios específicos de cada serviço, garantindo que a configuração da Agenda Direta esteja alinhada com o tipo de atendimento oferecido.

Esse filtro é essencial para segmentar os tipos de agendamentos disponíveis, garantindo que o usuário visualize as vagas corretas de acordo com a configuração da agenda e a necessidade de um fluxo regulatório.

2.2 Situações sugeridas para acompanhamento

Após a correta configuração dos filtros, o próximo passo é direcionar a análise e o monitoramento para situações específicas dentro do sistema. O acompanhamento contínuo dessas situações é essencial para garantir que as solicitações de serviço sejam gerenciadas de forma eficiente, assegurando que os pacientes recebam o atendimento necessário sem atrasos ou falhas na comunicação.

Existem quatro situações prioritárias que exigem monitoramento frequente, pois impactam diretamente no fluxo da demanda reprimida e na continuidade do cuidado ao paciente:

1. Agendado – Acompanhamento dos pacientes que tiveram sua solicitação atendida e possuem um agendamento registrado no sistema.
2. Cancelados – Monitoramento das solicitações que foram canceladas, identificando os motivos e verificando a necessidade de nova inserção na fila ou acompanhamento de agendamentos em sistema externo.
3. Excluídos pela Fila de Espera – Avaliação dos casos em que a solicitação foi excluída por algum regulador no sistema, verificando o motivo da exclusão e se há necessidade de reinserção do paciente na fila.
4. Pendência – Verificação de solicitações que aguardam informações adicionais ou documentação complementar para que o processo possa seguir adiante.

Cada uma dessas situações será detalhada a seguir, destacando as melhores práticas de acompanhamento e os procedimentos necessários para cada caso.

2.2.1 Acompanhamento de pendênciasAgendados

Há dois acompanhamentos que devem ser monitorados regularmente. O primeiroacompanhamento éda situação de"Agendado" pendências,permite quevisualizar consistee emgerenciar verificar quaisqueras solicitações deque informaçõesjá adicionaisforam feitasatendidas pelae CREDACpossuem ouum agendamento registrado no sistema. Essa etapa é essencial para garantir que os pacientes sejam devidamente informados sobre seus atendimentos, que a peladocumentação Centralesteja disponível e que as unidades acompanhem corretamente a evolução das marcações.

2.2.1.2 Filtro de Regulação Odontológica  sobre uma guiaPeríodo de encaminhamento.

Agendamento

Para isso,visualizar selecionecorretamente os pacientes agendados, é necessário configurar o statusfiltro de períodos, utilizando os campos Pendê"Data do Agendamento Inicial" e "Data do Agendamento Final".

Esse filtro não é obrigatório para a busca, porém, utilizá-lo permitirá restringir os resultados para um intervalo específico, garantindo que apenas os atendimentos programados dentro do período desejado sejam exibidos.

Uma indicação útil é parametrizar o período de agendamento inicial como o dia atual do acompanhamento e o agendamento final com um período superior a 12 meses.

Por exemplo, em períodos de início de ano, é recomendável configurar o período final como o último dia do ano, garantindo assim uma abrangência maior nas buscas e facilitando o acompanhamento dos agendamentos ao longo do tempo.

2.2.1.3 Registro de Comunicação de Agendamento

A comunicação com o paciente é uma etapa fundamental no campoacompanhamento de agendamentos, assegurando que ele seja informado sobre a Situaçãodata, horário e local do atendimento. IssoEssa acionaráfuncionalidade permite que as unidades registrem as tentativas de contato e monitorem se o paciente foi devidamente notificado.

Cada tentativa de contato registrada corretamente no sistema gera um histórico rastreável, garantindo transparência e segurança para as unidades responsáveis pelo acompanhamento.

O registro da tentativa de contato deve ser realizado sempre que a aberturacoluna "Comunicado" apresentar a informação "Não", garantindo que o histórico do paciente seja atualizado e que novas tentativas de umacomunicação abasejam dedevidamente tabela na parte inferior da tela, exibindo a lista de pendências que precisam ser resolvidas.documentadas.

Para detalharregistrar a pendência que deve ser tratada, você deve clicar em .

Para responder a uma pendência, pode ser necessário visualizar a Solicitaçcomunicação de Procedimento de Serviço (Guia de Encaminhamento). Para isso, clique no botão .

Ao abrir a solicitação, todas as informações iniciais do pedido serão exibidas, porém, dois blocos permanecerão fechados. Recomendamos que clique no botão  para expandircom o blocopaciente, debasta dados da solicitação, permitindo a visualização do profissional encaminhador. 

Nota: Para assegurar a qualidade no tratamento da demanda reprimida, a devolutiva deve ser realizada, sempre que possível, pelo próprio profissional que efetuou a solicitação do serviço. Isso garante maior precisão nas informações e continuidade no atendimento.

A Solicitação de Serviço de Procedimento, quando aberta no status de visualização, permitirá a consulta dos campos preenchidos no momento da solicitação. Além disso, será possível anexar documentos adicionais e reimprimir a guia, se necessário.

Essas etapas estão detalhadas no tópico Como emitir a guia de encaminhamento.

No exemplo de pendência mencionado, deve-se anexar o resultado do exame, conforme solicitado pelo Médico Regulador.

Para confirmar se um documento foi anexado à solicitação, verifique os filtros localizadosselecioná-lo na parte inferior da página.

Anexar o documento não equivale a esclarecer a pendência. Portanto, nesse caso, após o anexo, é necessário retornar à tela de Acompanhamentoacompanhamento dasda SolicitaçõesSituação de Serviço"Agendado" e clicar no botão  correspondente para finalizar a resposta à pendência"Comunicar" de forma definitiva.

Caso a pendência não necessite enviar algum arquivo ao médico regulador, basta apenas clicar no botão da pendência e responder em Observação.

2.1.2 Acompanhamento de agendamentos

O segundo acompanhamento que deve ser constantemente monitorado é o de pacientes que estavam em fila e foram agendados.

Para isso, selecione o status Agendado no campo Situação. Isso acionará a abertura de uma aba de tabela na parte inferior da tela, exibindo a lista de pendências que precisam ser resolvidas.

NaAo versãoclicar anteriorem do sistema,"Comunicar", um pop-uppopup alertavaserá asexibido unidadespara sobreque os pacientes agendados, facilitando a emissão deusuário relatóriosinforme ese a comunicação comfoi bem-sucedida, selecionando "Comunicado: Sim" ou "Comunicado: Não". Além disso, é possível adicionar observações descrevendo detalhando a tentativa de contato, como "Comunicação realizada por WhatsApp sem resposta" ou "Paciente confirmou ciência/presença por WhatsApp", garantindo um registro mais preciso no sistema.

Quando a comunicação for registrada, independentemente da resposta ser "Sim" ou "Não", um histórico será gerado automaticamente no sistema. Esse histórico pode ser visualizado clicando no ícone "+" no grid de pacientes agendados.

IMPORTANTE: O filtro de comunicação permite refinar essa visualização, sendo especialmente útil para identificar os pacientes.

No ambiente web, o acompanhamento dos pacientes agendados será realizado por meio desta tela, que tambémjá permiteforam contatados. Pacientes com "Comunicado: Sim" devem ser visualizados apenas quando forem até a impressãounidade dopara retirar seu comprovante de agendamento.agendamento, garantindo que apenas aqueles que já confirmaram ciência do atendimento apareçam na busca quando necessário.

É fundamental que, antes de registrar uma nova comunicação, o usuário verifique o histórico de tentativas de contato para confirmar quantas tentativas já foram realizadas e se elas já são suficientes conforme as diretrizes estabelecidas na Portaria nº 10, de 04 de Fevereiro de 2022 (publicada no Jornal do Município nº 2.920, página 25). Caso as três tentativas de contato já tenham sido registradas sem sucesso, a unidade deve seguir o protocolo adequado, informando a Central de Regulação para que sejam tomadas as providências necessárias.

Além disso, asempre listaque deuma pacientes agendados pode ser exportada em formato .csv. Para aprimorar anova comunicação sobrefor osregistrada, agendamentos,é haverárecomendado um ajusteclicar no ZapMsgbotão "Atualizar", localizada no canto superior direito do grid de acompanhamentos, para o envio de lembretes.

2.2 Emitindo segunda via da guia de encaminhamento

A Emissão da segunda via da guia de encaminhamento se faz necessária constantemente, para isso, o sistema permitirá emissão de via impressa da guia sempregarantir que oas paciente ainda estiver na fila de demanda reprimida.

IMPORTANTE: Quando o paciente for agendado, a emissão dessa guia será desabilitada. Esse problema deverá ser resolvido em novas versõinformações do sistema.

Para facilitar o caminho da emissão da segunda via, indicamos que o número da solicitação seja extraídoexibidas na tela deestejam cadastrosincronizadas do usuário.

A maneira mais fácil para realizar a emissão da segunda guia é acessando a tela do cadastro do usuário e copiar o número da solicitação em Demanda Reprimida.

NOTA: A partir da migração da fila para o ambiente web, todoscom os registros demais demandarecentes reprimidado devemsistema. serIsso acompanhadosassegura peloque blocoa Agendamentoequipe tenha uma visão precisa do status de Procedimentocada depaciente Serviço.

e

possa

Comtomar oas númerodecisões daadequadas solicitaçãono copiado,acompanhamento vocêdos deverá acessar a tela Solicitação de Procedimento de Serviço, que pode ser localizada em Ambuilatório > Solicitação > Solicitação de Procedimento de Serviço.agendamentos.

Com a tela aberta, insira o número da solicitação no campo correspondente e clique em .

Realizando essas etapas, a Solicitação de Procedimento de Serviço (Guia de Encaminhamento) poderá ser visualizada e impressa novamente.

2.3 Demonstração em Vídeo