Guia Prático para Planejamento, Instrução e Acompanhamento de Processos Licitatórios

A realização de contratações públicas na Administração Municipal envolve uma série de etapas técnicas, administrativas e legais que devem ser conduzidas de forma organizada, padronizada e alinhada à legislação vigente.

Na Secretaria da Saúde de Sorocaba (SES), esse processo exige ainda maior atenção, considerando a complexidade dos serviços de saúde, a necessidade de continuidade assistencial e a responsabilidade na aplicação dos recursos públicos.

Com a publicação da Instrução Normativa SEAD nº 02/2026, o Município passou a consolidar novos procedimentos relacionados às contratações públicas, definindo responsabilidades, prazos, fluxos e documentos obrigatórios para instrução dos processos licitatórios.

Este manual foi desenvolvido com o objetivo de transformar essas exigências legais e administrativas em um material prático, didático e acessível aos gestores, coordenadores, diretores, fiscais e equipes administrativas da Secretaria da Saúde.

Mais do que explicar normas, este conteúdo busca orientar, passo a passo, como estruturar corretamente um processo de contratação pública desde o surgimento da necessidade até a execução contratual.

Objetivo do Material

Este manual tem como finalidade:

apoiar os setores da Secretaria da Saúde na abertura e instrução de processos licitatórios;
padronizar fluxos internos relacionados às contratações públicas;
auxiliar os gestores na elaboração correta da documentação obrigatória;
reduzir retrabalho e inconsistências processuais;
orientar os setores técnicos sobre suas responsabilidades durante o processo;
fortalecer a integração entre as áreas demandantes e a Divisão de Administração, Planejamento e Gestão de Contratações da SES.

Sobre a DAPGC/SES

A Divisão de Administração, Planejamento e Gestão de Contratações da Secretaria da Saúde (DAPGC/SES) atua como apoio administrativo especializado aos setores da Secretaria da Saúde nos processos de contratação pública.

Sua atuação envolve:

apoio técnico-administrativo na instrução dos processos;
orientação sobre documentos obrigatórios;
acompanhamento dos fluxos administrativos;
apoio às áreas demandantes;
articulação junto à Secretaria de Administração (SEAD);
suporte nas etapas de planejamento da contratação;
organização documental e acompanhamento processual.

Importante destacar que a DAPGC/SES não substitui a responsabilidade técnica dos setores demandantes sobre o objeto da contratação.

Isso significa que:

a definição técnica da necessidade continua sendo responsabilidade da área interessada;
os setores técnicos permanecem responsáveis pelas especificações do objeto;
avaliações técnicas, justificativas assistenciais e validações especializadas devem ser realizadas pela área competente.

A DAPGC/SES atua como facilitadora do processo administrativo de contratação, garantindo maior conformidade, padronização e segurança processual.

Base Legal Utilizada

Este material foi estruturado com base nas principais legislações e normativas vigentes relacionadas às contratações públicas do Município de Sorocaba, incluindo:

Lei / Instrução Normativa / Portaria	Objetivo	Anexo
Lei Federal nº 14.133/2021	Nova lei de Licitações e Contratos Públicos
Instrução Normativa SEAD nº 02/2026 Publicada no Jornal do Município, nº 3.880, em 23 de janeiro de 2026 (página 30)	Que estabelece novos procedimentos relativos às contratações públicas do Município de Sorocaba.
Instrução Normativa SEAD/SEFAZ/CGM nº 03/2025 Publicada no Jornal do Município, nº 3.915, em 17 de março de 2026 (página 12)	Padronização de rotinas e procedimentos relativos a Pesquisa de Preço e Contratação de Serviços.	Link: Instrução Normativa SEAD nº 03/2025 Anexo: Diagrama de Fluxo IN SEAD 03/2025 Modelo: Relatório de Pesquisa de Preço

Instrução Normativa SEAD nº 03/2025
Instrução Normativa SEAD nº 06/2023;
Plano de Contratações Anual (PCA);
normativas relacionadas à pesquisa de preços;
procedimentos de dispensa eletrônica;
fiscalização contratual;
alterações contratuais;
contratação de serviços;
adesão a atas;
fluxos administrativos municipais.

Como Este Manual Está Organizado

Para facilitar a utilização prática no dia a dia, o conteúdo foi dividido em módulos independentes, organizados conforme as etapas reais do processo de contratação pública.

Cada capítulo apresentará:

introdução simplificada;
objetivo da etapa;
responsabilidades dos setores envolvidos;
documentos obrigatórios;
orientações práticas;
fluxos resumidos;
checklists;
exemplos;
pontos de atenção;
sugestões de anexos;
locais indicados para inserção de imagens e capturas de tela.

Estrutura Inicial Prevista do Manual

Módulo 1 — Planejamento da Contratação

Identificação da necessidade
Formalização da demanda
Responsabilidades da área demandante
Papel da DAPGC/SES

Módulo 2 — Plano de Contratações Anual (PCA)

O que é o PCA
Calendário
Inclusões e alterações
Termo de Levantamento de Demanda

Módulo 3 — Estudo Técnico Preliminar (ETP)

Objetivo do ETP
Como elaborar
Estrutura mínima
Erros mais comuns

Módulo 4 — Pesquisa de Preços

Regras da IN SEAD 03/2025
Fontes válidas
Relatório de Pesquisa de Preços
Planilha de Custo Estimado

Módulo 5 — Termo de Referência e Memorial Descritivo

Estrutura obrigatória
Definição do objeto
Critérios técnicos
Obrigações da contratada

Módulo 6 — Fluxo no SIAM e no SEI

Cadastro da solicitação
Pré-cotação
Reserva orçamentária
Tramitações simultâneas
Aprovação COMP

Módulo 7 — Modalidades de Contratação

Pregão eletrônico
Dispensa eletrônica
Inexigibilidade
Adesão à ata (carona)
Registro de preços
Contratações emergenciais

Módulo 8 — Análises Técnicas e Aprovações

CATIC
SST
Divisão de Compras
Divisão de Materiais
NACP

Módulo 9 — Acompanhamento da Licitação

Análise de propostas
Habilitação técnica
Respostas à SEAD
Prazos obrigatórios

Módulo 10 — Gestão e Fiscalização Contratual

Fiscal de contrato
Obrigações da área gestora
Controle da execução

Módulo 11 — Alterações Contratuais

Aditivos
Prorrogações
Supressões
Troca de marca
Reequilíbrio econômico-financeiro

Módulo 12 — Encerramento e Boas Práticas

Lições aprendidas
Arquivamento
Controle documental
Recomendações práticas